Dans le domaine médical et dans tous les secteurs de la santé, chaque service a ses propres données, documents ou rapports. Ceux-ci sont tous confidentiels et, en général, sensibles, car ils contiennent des informations à caractère privé. Leurs archivages doivent répondre à des réglementations et normes particulières.
Il arrive des moments où il va falloir détruire ces dossiers médicaux sous leur format physique ou numérique. Plusieurs précautions doivent être prises en compte avant d’y procéder. Continuez à lire et découvrez, selon nos données complémentaires, les procédures légales et les réglementations en vigueur sur cette destruction.
Comment procéder à la destruction légale des archives médicales ?
Quel que soit le secteur concerné, tout archivage doit être assuré par une direction spécifique. Les éléments à conserver doivent se trouver dans des locaux répondant aux modes de conditionnement et normes établies par la direction des archives de France. Il s’agit des dispositions sécuritaires et techniques.
Les personnes responsables des archives doivent avoir des compétences particulières. La rigueur ainsi que le respect de la confidentialité sont de mise. Concernant les archives médicales, vous trouverez de nombreuses variétés, mais elles peuvent se regrouper en deux grandes catégories, dont :
- Les archives liées aux malades ;
- Et les archives administratives.
Les archives en rapport avec les patients concernent les données produites en cours de leur prise en charge thérapeutique. Elles peuvent aussi être en lien avec des documents liés aux activités de recherche comme les dossiers des laboratoires, des pharmacies ainsi que les données des recherches biomédicales.
Ce groupe d’archives est caractérisé par les droits du malade, et il est soumis à d’éventuels suivis. Les archives administratives sont en rapport avec le fonctionnement et l’organisation de l’établissement. Il regroupe les registres d’admission, les dossiers du personnel, les rapports et les dossiers sur les assistances sociales.
Les réglementations sur la destruction des documents médicaux
La destruction des dossiers médicaux tient compte des règles inscrites dans le Code du patrimoine. Chaque caractère de document possède aussi sa réglementation spécifique. Il faut respecter la règle liée à la protection des documents personnels des malades.
Selon le Code du patrimoine, la destruction des archives, physiques ou numériques, doit être techniquement sous le contrôle du service interministériel auprès des archives de France et de la direction générale des patrimoines.
Toute décision doit être prise avec rigueur par les directeurs concernés. Ensuite, l’administration des archives subordonne la destruction desdits documents. Par ailleurs, la direction des archives doit identifier les dossiers à éliminer ou à conserver à cause des intérêts statistiques ou scientifiques.
Les directeurs d’établissement doivent déposer un bordereau de destruction pour l’obtention de l’accord des autorités compétentes. Ce bordereau est signé par la direction et comprend la nature ainsi que la liste des documents à détruire.
En plus, une autre liste détaillée de ces documents doit être conservée par l’établissement. Elle comporte le numéro du dossier et les coordonnées du patient.
Les différentes étapes d’une destruction d’archives médicales
La destruction des archives médicales se fait une fois par an. La première étape consiste à vérifier les délais de conservation. En général, ils sont estimés à 20 ans à compter de la date de sortie du malade ou de sa dernière consultation externe. Mais la loi prévoit des exceptions selon la situation.
Après l’obtention de l’accord des autorités, la destruction des archives peut être réalisée. Si l’établissement possède les outils nécessaires, son personnel peut s’en occuper. Sinon, il faut solliciter le service d’une société spécialisée dans l’élimination des archives publiques.
Avec la sollicitation d’un prestataire, veillez à ce que les documents soient correctement détruits, car vous risquez d’une poursuite judiciaire si ce n’est pas le cas.
